Benefiz-Auktion planen und durchführen

Kunstmarkt

Für eine hochwertige Charity Auktion sollten Sie ein gewisses Interesse an Kunst und Künstlern mitbringen. Niemand verlangt, dass Sie die jungen, aufstrebenden Wilden kennen, allerdings schadet es nicht, sich mit den Werken einer Ausstellung zu befassen, die Sie besuchen.

Behalten Sie im Hinterkopf: die Spende ist das zu versteigernde Werk des Künstlers. Daher sind Sie im ersten Schritt von diesem abhängig. Schließlich wollen Sie, dass er Ihnen eines seiner Kunstwerke überlässt. Um an diese Werke zu gelangen, sollten Sie frühzeitig mit dem Aufbau eines Netzwerkes beginnen. Hier stehen Sie gleichzeitig vor der größten und spannendsten Herausforderung.

Sie sollten Künstler ausfindig machen, die Ihnen Kunstobjekte gerne zur Verfügung stellen. Für die Kunstwerke hat der Künstler gearbeitet (lange gearbeitet!) und wenn er Ihnen entsprechende Werke überlässt, stellt dies unter Umständen einen Verdienstausfall von drei bis sechs Monaten dar.

Lernen Sie Menschen kennen, die in der Kunstwelt zu Hause sind. Dies können Galeristen sein, Kunststudenten, Auktionatoren oder Designer. Das Netzwerk soll Ihnen ermöglichen, Werke einzuschätzen, die eine oder andere Tür zu öffnen und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Mit diesem Hintergrundwissen können Sie sich gezielt auf Ihre Gesprächsführung vorbereiten. In jedem Fall sollte ein Künstler über einen gewissen Bekanntheitsgrad verfügen, damit er potentielle Bieter anzieht.

Wer sollte eingeladen werden?

Zeitgleich gilt es solche Personen ausfindig zu machen, die im Rahmen der Charity Auktion Ihre Organisation unterstützen möchten. Nicht jeder Unterstützer interessiert sich für die angebotenen Auktionsgegenstände und nicht jeden Auktionsteilnehmer interessieren die Ziele Ihrer Organisation. Idealerweise ist ein Teilnehmer an beidem gleichermaßen interessiert.

Daher ist es Ihre Aufgabe, diese Interessen gekonnt zu erfragen. Ob Sie das bei dem Besuch der lokalen Galerien durchführen oder bei Ihrem regionalen Erntedankfest, auf jeden Fall sollten Sie alle Details, die Sie in Erfahrung bringen konnten, in Ihre Datenbank aufnehmen. Das ist die Basis für Ihren Einladungsverteiler.

Austausch mit Fundraisern

Vielleicht kennen Sie Mitarbeiter von anderen gemeinnützigen Organisationen, die bereits Erfahrungen mit Charity Auktionen gemacht haben. Nutzen Sie Events wie z.B. das Digital Fundraising Frühstück, Regionalgruppentreffen oder Informationsveranstaltungen, um mit Ihren Kollegen in Kontakt zu treten.

In Ihrer Umgebung findet eine Benefiz-Auktion statt? Besuchen Sie diese und schauen Sie sich um. Was gefällt Ihnen besonders gut, was eher weniger? Nutzen Sie die Erfahrungen für sich und Ihr Vorhaben.

Zusagen zu Kunstwerken

Beginnen Sie frühzeitig verbindliche Zusagen von Künstlern einzufordern, Ihnen die Werke für Ihre Auktion zur Verfügung zu stellen. Befreien Sie sich von dem Gedanken, die Kunstwerke müssten einen thematischen Bezug zu Ihrer Organisation haben (z.B. Zoo = Tierbilder). Sobald Sie die Frage: „Würden Sie selber auf das Werk bieten?“ mit „Ja!“ beantworten können, der Künstler einen gewissen Grad an Bekanntheit besitzt und Ihnen das Werk zur Verfügung stellt, schlagen Sie zu!

Wenn Sie die Frage in alleiniger Verantwortung nicht entscheiden wollen, bilden Sie eine kleine Jury aus verschiedenen Abteilungen, damit Verantwortung und Geschmäcker gerecht verteilt sind.

Spezialtipp: Viele verbinden eine Auktion mit großformatigen Bildern, die so groß sind wie eine Kinoleinwand. Dies entspricht jedoch nicht der Realität. Bedenken Sie, dass die Werke in die Wohnungen oder Häuser Ihres Publikums passen sollten. Hier bietet sich eine Größe von A1 oder maximal A0 an.

Budgetplanung der Benefiz-Auktion

Machen Sie sich frühzeitig Gedanken zu Ihrem Budget. Versuchen Sie alle relevanten Positionen zu erfassen, um jederzeit ablesen zu können, ob Sie das Budget einhalten werden und ob Sie alle Einsparpotentiale und Sponsoringmöglichkeiten erfasst haben.

Je nach Teilnehmerzahl und Umfang Ihrer Veranstaltung können hier recht schnell Beträge über 5.000,00 EUR entstehen. Denken Sie nur an Positionen wie z.B. Auktionskatalog, Catering, Technik, Ausstattung, Einladungen (inkl. grafisches Design, Versand, Reminder), Rahmen für die Werke, anwaltliche Beratung, Dankesmailing, Aushilfskräfte am Tag der Veranstaltung, etc. Nutzen Sie Potentiale durch Kooperationen und Werbeanzeigen aus und verschaffen Sie sich einen aussagekräftigen Überblick.

Sponsoren

Hier stehen Sie vor der Frage, ob Sie diesen Katalog in Kooperation mit Sponsoren erstellen. Auf der einen Seite haben Sie Werbeflächen in dem Katalog, auf der anderen Seite eine große finanzielle Unterstützung. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Verträge

Auch wenn Sie kein Freund von Paragraphen sind, jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um Verträge zu gestalten. Sponsoring haben wir kurz angesprochen, jedoch gilt dies gleichzeitig für die Künstler. Für die Übereignung der Werke müssen Verträge geschrieben werden und es muss geregelt sein, was geschieht, wenn die Beträge weit unter dem eigentlichen Wert liegen (hier geht es maßgeblich um die Reputation des Künstlers). Die Erträge aus der Versteigerung gehen Ihnen und Ihrer Organisation zu. Der Künstler benötigt eine gute Reputation. Für beide Bedürfnisse sollte die Auktion zuträglich sein.

Bedenken Sie, dass nach erfolgreichem Zuschlag ein bindender Kaufvertrag entsteht. Dies kann auf den Bieterkarten vermerkt sein und kann ergänzend am Auktionstag ergänzend kommuniziert werden. Ferner sollten Abholtermine und Transportfragen im Vorfeld geklärt werden.

Spendenbescheinigung

Sie sollten sich informieren, welche Richtlinien Sie bei den Spendenbescheinigungen einhalten müssen. Lassen Sie sich hier auf jeden Fall von Fachleuten (Steuerberater oder Anwalt), beraten, speziell in Bezug auf Spenden und Steuern.

Auktionator

Ebenfalls 6 Monate vor der Benefiz-Auktion sollten Sie aktiv Auktionatoren ansprechen. Sie sind das Herzstück am Tag der Veranstaltung und es gehört weit mehr dazu als die berühmten Worte: „…zum 1. zum 2. zum Dritten!“ Ein ausgebildeter Auktionator fängt Stimmungen auf, kennt Künstler und das Wichtigste: motiviert zum hohen Auktionsendbetrag. Um rechtzeitig verbindliche Termine zu reservieren, sollten Sie diese Vorlaufzeit nutzen.

Veranstaltungsort

Spätestens jetzt sollten Sie den Veranstaltungsort für die Auktion aussuchen und reservieren. Der Veranstaltungsort sollte repräsentativ wirken, aber nicht zu luxuriös, da Sie im Namen Ihrer Organisation tätig sind. Wenn Sie jedoch an exklusive Räumlichkeiten gelangen, die Ihnen kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, kommunizieren Sie dies entsprechend.

Einladungen

Spätestens ein halbes Jahr vor der Veranstaltung sollten Sie zu der Auktion einladen. Hier kommt Ihre Adressdatenbank zum Tragen. Unterstützend sollten Sie das Event oft und präsent über alle Kanäle kommunizieren. Bedenken Sie jedoch, Sie wollen Personen erreichen, die auf die Werke bieten. Sicherlich soll die Veranstaltung Spaß machen und unterhalten, aber es geht immer noch darum, an diesem Abend Geld zu verdienen. Nutzen Sie daher die richtigen Netzwerke für die genannte Zielgruppe. Sie sollten Gäste einladen, die bereit sind, 5.000 Euro für ein Kunstwerk auszugeben.

Catering

In diesem Zusammenhang sollten Sie an eine ansprechende Verpflegung denken. Wein, Bier und kleine Speisen sollten im Rahmen der Veranstaltung dazu gehören und öffnen Herzen und Geldbörsen. Genau aus diesem Grund sollten Sie nicht am falschen Ende sparen. Ein schlechtes Essen bleibt länger in Erinnerung als Ihnen lieb ist. Vielleicht können Sie einen ortsansässigen Gastronom zu einer Kooperation bewegen? Gönnen Sie sich hier ein gewisses Zeitpolster.

Reminder und Katalogversand

Drei Monate vor der Veranstaltung sollten Sie an das Event erinnern und je nach Gestaltung eine feste Zusage oder eine andere Form der Rückmeldung anfordern und den Auktionskatalog versenden.

Broschüren

Haben Sie genügend Informationsbroschüren zu Ihrer Organisation vorrätig? Unter Umständen bietet es sich an, einen Bezug zu der Auktion herzustellen, um eine gewisse Exklusivität vorzunehmen.

Team

Legen Sie fest, wer was an diesem Abend macht. Grundsätzlich gilt, seitens Ihrer Organisation sollte Informationsarbeit betrieben werden. Operative Arbeiten am Abend der Auktion sollten, wenn möglich, von Externen, z.B. Studenten, übernommen werden.

Bei unserem Digital Fundraising Frühstück Benefiz Auktionen wurde berichtet, dass Unterstützer, die auf der Bühne eingesetzt waren, mitgeboten haben. Dies sollten Sie vermeiden. Der Besucher fragt sich, warum die Unterstützer derartige Arbeiten übernehmen und dann auch als Bieter auftreten müssen.

Bieterkarten

Geben Sie Bieterkarten in den Druck. Diese berechtigen zur Angebotsabgabe und werden beim Einlass übergeben.

Spezialtipp: Organisieren Sie für Ihre ganz persönlichen VIP eine exklusive Besichtigung der Werke, vielleicht sogar mit dem Künstler? So erhöhen Sie die Chance auf hohe Gebote und geben Ihren VIP das Gefühl der bevorzugten Behandlung.

Besichtigung der Auktionsgegenstände

Geben Sie Ihren Gästen Zeit, sich die Werke anzusehen und achten Sie darauf, dass niemand verloren und gelangweilt in einer Ecke steht. An den Werken sollten Informationen zu dem Künstler und dem Werk zu finden sein.

Spezialtipp: Während des Digital Fundraising Frühstücks hat uns Herr Jarmuschek mit einem Augenzwinkern davon berichtet, dass man ruhig einmal probieren sollte, Ehepaare getrennt voneinander zu platzieren. Hintergrund ist, dass sich viele Paare in der Angebotsabgabe nur zu gern gegenseitig blockieren.

Exit-Strategie

Bestimmen Sie jemanden als Exit-Strategie, falls es doch einmal so sein sollte, dass nur zögernde oder keine Gebote abgegeben werden. Stellen Sie diese Person dem Auktionator vor, damit diese sich kennen und ggfs. Strategien besprechen können. Die Person kann beispielsweise bei niedrigen Geboten das letzte Gebot erhöhen, jedoch nicht zahlen. Somit vermeiden Sie rufschädigende niedrige Preise für den Künstler.

Unterstützer gewinnen

Lassen Sie den Abend gemütlich ausklingen und freuen Sie sich über die Möglichkeit, neue Unterstützer für Ihre Organisation gewinnen zu können. Mit Musik, Wein und Häppchen finden Sie einen angenehmen Ausklang des Abends, der positiv in Erinnerung bleibt.

Wie viele Auktionsgegenstände sollte ich für einen Abend zusammenstellen?

Je nach Umfang von eventuell vorgesehenen Programmpunkten (musikalische Auftritte, Präsentationen, etc.) sollten Sie mit ca. 40 Auktionsgegenständen kalkulieren. Legen Sie Wert auf einen roten Faden, aber auch Abwechslung durch beispielsweise Events mit Prominenten.

Was eignet sich für eine Benefiz-Auktion?

Die Zusammenstellung der Auktionsgegenstände ist natürlich von Ihrem Publikum abhängig und den Werken, die Sie im Laufe der Auktion anbieten. Für den Förderverein der Schule können natürlich von Schülern erstellte Werke in Frage kommen, für eine andere Veranstaltung vielleicht nur Skulpturen. Wichtig sind in jedem Fall ein roter Faden und eine Dramaturgie. Hier kann Sie ein erfahrener Auktionator beraten.

Was sollten die Mitarbeiter der Organisation am Tag der Auktion machen?

Ihre Mitarbeiter sind für Ihre Gäste da. Sie sollten aktiv auf die Anwesenden zugehen und für eine entspannte Atmosphäre sorgen. Auf jeden Fall sollten Sie mitbieten, denn wie könnte es wirken, wenn nicht einmal die Mitarbeiter für die angebotenen Werke mitbieten? Der Abend sollte Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Gästen gleichermaßen in positiver Erinnerung bleiben.