Mitglieder- und Spendenverwaltung eng mit der ERP verknüpfen

Die Mitglieder- und Spendenverwaltung und die zugehörigen Prozesse des Kundenbeziehungsmanagements (Customer Relationship Management, CRM) eng mit zentralen ERP-Prozessen verknüpfen: Genau hier setzt der SAP-Partner GRÜN MFplus GmbH & Co. KG an. Die Software GRÜN MFplus ist vollständig in die Anwendung SAP ERP integriert und unterstützt Verwaltungsprozesse in Non-Profit-Organisationen, Verbänden, Vereinen und Universitäten, aber auch die Corporate-Social-Responsibility-(CSR)-Aktivitäten von Unternehmen.

„Mit den speziellen Funktionen der Lösung GRÜN MFplus verwalten aktuell mehr als 1.800 Anwender rund 20 Millionen Adressstammdatensätze von Spendern, Mitgliedern und sonstigen Kontakten“, spannt Dr. Oliver Grün, Geschäftsführer der GRÜN MFplus GmbH & Co. KG, das Arbeitsfeld der SAP-basierten Software auf. „GRÜN MFplus ergänzt dabei die reinen Verwaltungsmöglichkeiten auch um Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement, etwa die Erfassung von Korrespondenzen aus E-Mail- oder Briefverkehr mit Wiedervorlagen, ein Beziehungsmanagement mit integrierter Funktions- und Gremienverwaltung und eine Office-Schnittstelle.“ Funktionen wie diese spielen gerade bei der Kontaktpflege von Verbänden oder Vereinen eine große Rolle. Folgerichtig zählen zu den Nutzern dieser speziell zugeschnittenen CRM-Anforderungen beispielsweise der VDE Verband der Elektrotechnik oder die Stiftung Universitätsmedizin am Universitätsklinikum Essen.

Hoher Automatisierungsgrad in der Spendenverwaltung

Wiederum andere Akzente setzt die Arbeit in Spendenorganisationen. „Bei Non-Profit-Organisationen kommt dem Zahlungsmanagement eine besondere Bedeutung zu. Eingehende Spendenzahlungen müssen möglichst über den elektronischen Kontoauszug erkannt und automatisch den passenden Spendern zugeordnet werden“, skizziert Grün.

Spendenorganisationen können mit GRÜN MFplus daher alle Prozesse von der Aktions- und Kampagnenabwicklung über das Zahlungsmanagement bis zur Spendenbuchhaltung mit Zuwendungsbestätigungsmanagement durchgängig abbilden. Die SAP-basierte Software dient daher bei führenden Spendenorganisationen wie der Welthungerhilfe, dem Deutschen Roten Kreuz oder dem Malteser Hilfsdienst zur zentralen Spendenverwaltung und sorgt dort für einen hohen Automatisierungsgrad. GRÜN MFplus bietet zudem Möglichkeiten der Kreditkartenzahlung, der Anbindung an Onlinezahlungsverfahren oder für manuelle Verbuchungsprozesse.

Komplexe Mitglieder- und Beitragsordnungen präzise abbilden

Ein weiterer Modulbaustein von GRÜN MFplus unterstützt alle Prozesse des Beitragswesens. „In der Beitragsverwaltung können beliebig komplexe Beitragsordnungen von Mitgliedsorganisationen sowohl kaufmännisch als auch verwaltungstechnisch abgebildet werden. Daher eignet sich die Software insbesondere für größere Mitgliedsorganisationen, etwa den Sozialverband Deutschland, den österreichischen Automobilclub ÖAMTC oder den Kundenclub der Margarete Steiff GmbH“, führt Grün weitere namhafte Kunden seines Unternehmens auf.

Mit der Mitglieder- und Beitragsverwaltung in GRÜN MFplus können Anwender jeder Adresse einen Beitrag, eine Patenschaft oder ein Abonnement als frei definierte periodische Leistung zuordnen. Anschließend unterstützt die Software den Vorgang der Sollstellung, der Rechnungsstellung und auch damit verbundene Zahlungsprozesse, etwa Lastschriftverfahren nach dem neuen europaweiten SEPA-Standard.

Integriertes Zahlungsmanagement

Alle Zahlungsfunktionen von GRÜN MFplus sind direkt über eine zertifizierte Schnittstelle in das Finanzwesen der Anwendung SAP ERP integriert. „Auf diesem Wege werden die spezifischen Prozesse und Informationen aus GRÜN MFplus wieder mit den Standardabläufen in SAP ERP zusammengeführt. Das macht unter anderem eine nahtlose Integration mit anderen Komponenten der SAP-Anwendung möglich“, macht Grün klar.

Projekt- und Veranstaltungsmanagement mit einbinden

Mit der Software GRÜN MFplus lassen sich zudem verschiedene Detailprozesse abbilden, die in größeren Spendenorganisationen oder den CSR-Abteilungen von Unternehmen und Konzernen benötigt werden. Hierzu zählt beispielsweise eine Projektverwaltung, mit der sich die Verwendung der Spendenmittel in gemeinnützigen Projekten steuern lässt. Ein weiteres Modul in GRÜN MFplus dient dem Veranstaltungsmanagement. Mitarbeiter in Spendenorganisationen oder CSR-Abteilungen können damit das komplette Teilnehmermanagement inklusive der Gebührenabrechnung von Gremiensitzungen bis zu öffentlichen Veranstaltungen durchführen.

„Aufgrund der engen Verzahnung mit SAP ERP hat GRÜN MFplus die Zertifizierungsprüfung von SAP mit Bestnoten bestanden“, ist Grün stolz. Dabei wurden die Funktionen, die Performance, die Skalierbarkeit, das Qualitätsmanagement und die Dokumentation der Software ganz allgemein und in verschiedenen Liveszenarien getestet und mit der Zertifizierung „SAP Certified – Integration with SAP Applications“ belohnt.