GRÜN VEWA managt 5.000 Veranstaltungen für 44.000 Lehrkräfte an 1.600 Schulen

Das Pädagogische Landesinstitut Rheinland-Pfalz setzt die GRÜN VEWA-Softwarefamilie zur Planung, Verwaltung und Durchführung von 44.000 Fortbildungsmaßnahmen ein. Über die Backoffice-Lösung GRÜN VEWA werden alle Veranstaltungen angelegt und verwaltet. Über die angeschlossene Internet-Software GRÜN eVEWA können Veranstaltungen online gebucht werden.

Über das Pädagogische Landesinstitut Rheinland-Pfalz

Das Pädagogische Landesinstitut (PL) bietet als zentraler Dienstleister ein umfassendes und gut vernetztes Angebot an Fort- und Weiterbildungen sowie IT-Dienste für Schulen und Lehrkräfte in Rheinland-Pfalz an. Hierbei kooperiert das PL mit dem Institut für Lehrerfort- und -weiterbildung (ILF) und dem Erziehungswissenschaftlichen Fort- und Weiterbildungs-institut der Evangelischen Kirchen in Rheinland-Pfalz (EFWI) sowie Studienseminaren, Lehrerbildungszentren, Hochschulen, der Schulaufsicht und anderen Behörden. Zum PL mit Sitz in Speyer und den Hauptstandorten Bad Kreuznach und Koblenz gehören außerdem das Zentrum für Schulleitung und Personalführung sowie weitere regionale Standorte, darunter 14 Schulpsychologische Beratungszentren.

Ausgangslage

Das Pädagogische Landesinstitut und die beiden Kooperationspartner ILF und EFWI veröffentlichen Fort- und Weiterbildungsangebote im Internet. Lehrkräfte, die an diesen Fort- und Weiterbildungsangeboten teilnehmen möchten, können sich zu der von ihnen ausgewählten Veranstaltung online über das Fortbildungsportal anmelden. Weiterhin nutzte das PL eine Software für die Planung, Verwaltung, Abrechnung und Auswertung aller Fortbildungsmaßnahmen inklusive der kameralen Haushaltsverwaltung, Kosten-Leistungsrechnung und der Verwaltung von Inventaren und Publikationen. Aus finanziellen und technischen Gründen wurde die Ablösung der Altsoftware und die Beschaffung einer modernen Veranstaltungssoftware beschlossen. Das PL hat in einem europaweiten Vergabeverfahren eine Software ausgeschrieben. Den Zuschlag hat die GRÜN Software AG mit der Softwarefamilie GRÜN VEWA erhalten.

Veranstaltungsverwaltung GRÜN VEWA

Der Einsatz von GRÜN VEWA umfasst beim PL und seinen Mandanten seitdem die komplette Planung, Verwaltung, Organisation, Durchführung und Auswertung von über 5.000 jährlich stattfindenden Veranstaltungen, die von rund 200 Referentinnen, Referenten und Verwaltungsmitarbeitern des PL an 18 Standorten gemanagt werden.

Im Rahmen der Veranstaltungsplanung haben die planenden Referentinnen und Referenten dank GRÜN VEWA nun die Möglichkeit, Daten zu Veranstaltungen digital zu erfassen und zu pflegen. Neben Angaben zur Veranstaltung werden beispielsweise Termine, Dozenten, Veranstaltungsorte und Ressourcen sowie die Veranstaltungskosten über VEWA geplant und gemanagt. Die Durchführung der Veranstaltungen wird im PL durch ein zentrales Veranstaltungsmanagement geleistet. Im Zuge des Veranstaltungsmanagements leistet und unterstützt GRÜN VEWA die Abwicklung des Schriftverkehrs, das Tagungsstättenmanagement sowie die Nachbereitung der Veranstaltungen.

Ein weiteres Kernelement von VEWA ist die Stammdatenverwaltung. Das PL benötigt für die Planung und Durchführung der Veranstaltung die personenbezogenen Stammdaten der ca. 44.000 Lehrkräfte des Landes sowie der beteiligten Dozenten. Zusätzlich werden die Adressen aller am Prozess beteiligten Institutionen verwaltet. Hierzu gehören neben den ca. 1.600 Schulen in Rheinland-Pfalz auch die Studienseminare, Kindertagestätten sowie weiteren Einrichtungen. VEWA bietet die Möglichkeit, Beziehungen zwischen den Adressdatensätzen zu modellieren. So kann beispielsweise jederzeit die Zugehörigkeit eines Lehrers zu seiner Schule gemanagt werden.

Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten sind innerhalb des PL an der Planung der Veranstaltungen beteiligt. Dies kann in VEWA mit einem entsprechenden Rollen- und Berechtigungskonzept abgebildet werden. So wird jede Veranstaltung einem Budget zugeordnet. Die Genehmigung und Freigabe der Veranstaltungen können nur durch die entsprechenden Budgetverantwortlichen erfolgen.

Relaunch Fortbildung-Online

Der neue Webauftritt Fortbildung-Online basiert auf GRÜN eVEWA3, der Internetsoftware der GRÜN Software AG. Alle im Backoffice von VEWA angelegten Veranstaltungen werden im Online-Katalog veröffentlicht.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können komfortabel nach Veranstaltungen recherchieren, sich registrieren und zu Veranstaltungen anmelden, dank modernster Techniken natürlich auch unterwegs über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets. Insgesamt wird dadurch eine deutlich verbesserte Benutzerfreundlichkeit erreicht. Neben den Grundfunktionalitäten finden die registrierten Teilnehmerinnen und Teilnehmer einen persönlichen Bereich, in dem sie eine Übersicht über ihre vorgemerkten, geplanten und besuchten Veranstaltungen haben. Auch wird in diesem persönlichen Bereich der Schriftverkehr mit dem PL dokumentiert, Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate sowie Materialen zu den jeweiligen Veranstaltungen hinterlegt.

Optimierungen durch VEWA

Durch die Einführung von GRÜN VEWA als Backoffice-Lösung konnten einige Prozesse im PL optimiert werden. Das PL ist nun in der Lage, den Schriftverkehr mit den Prozessbeteiligten vollständig digital abzuwickeln. Sämtliche Korrespondenz wird in VEWA dokumentiert und archiviert.

VEWA bietet zudem „auf Knopfdruck“ eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, die allen Nutzern ad hoc zur Verfügung stehen. Zudem erlaubt VEWA eine sehr hohe Konfigurierbarkeit, so dass die Software im hohen Maße an die individuellen Anforderungen des PL angepasst werden kann.

Die Administration kann fast vollständig über die Benutzeroberfläche erfolgen. Entsprechendes Knowhow vorausgesetzt, kann auch die Anpassung von Prozessen eigenständig in VEWA umgesetzt werden. Die Stammdatenverwaltung ist sehr komfortabel. Dublettenprüfungs- und Dublettenbereinigungswerkzeuge sorgen für eine hohe Qualität der Adressdatensätze. Das auf eVEWA3 basierende Frontend hat die Nutzerfreundlichkeit und die Recherchefunktionalität deutlich verbessert. Durch die Abbildung sämtlicher Backoffice- und Internetprozesse aus einem Guss besteht hier noch weiteres Optimierungspotenzial.