Die Optimierung der eigenen Prozesslandschaft

Nichts ist so beständig wie der Wandel. Das gilt auch für die Prozesslandschaft in Organisationen und Unternehmen. Die wachsende Bedeutung der Digitalisierung aber auch aktuelle Themen wie die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfordern einen ständigen Wandel und damit einhergehend einen internen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Wir bei der GRÜN Software AG stellen daher täglich unsere Prozesse auf den Prüfstand. Doch auch unsere Kunden müssen ihre Prozesse in einem KVP fortlaufend hinterfragen und optimieren. Nur gemeinsam ist es uns möglich, auf Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden einzugehen und in unseren diversen Software-Lösungen zu integrieren.

Plan – Do – Check – Act: Der Zyklus im KVP

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist integraler Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems in dessen Zentrum stets der eigene Kunde steht. Interne Prozesse müssen hierbei immer wieder hinterfragt und bei Bedarf geändert werden. Die Basis des KVP ist der „Plan-Do-Check-Act-Verbesserungszyklus“. Dieser Zyklus beginnt mit dem Erkennen und Akzeptieren eines Problems. Zu diesem Problem wird in der Plan-Phase eine Maßnahme entwickelt, die in der Do-Phase umgesetzt wird. In der Check-Phase werden die Auswirkungen der geplanten Maßnahmen überprüft. Die Act-Phase dient dazu, die vorher durchlaufenen Phasen zu reflektieren. Dieser Kreislauf muss stetig und aktiv gelebt werden, damit Optimierungen geplant, umgesetzt und überprüft werden können. Und zwar nicht nur bei der GRÜN Software AG intern, sondern auch bei unseren Kunden, die im direkten Kontakt zu den eigenen Kunden, also den Mitgliedern, Spendern oder Seminarteilnehmer, stehen. Unsere Ideen im KVP basieren auch auf den Erfahrungen und Bedürfnissen unserer Kunden.

Veränderte Prozesse in Organisationen und Unternehmen spiegeln sich oftmals in den Workflows der eingesetzten Software nieder. Aus diesem Grund werden die Software-Lösungen der GRÜN Software AG jeden Tag weiterentwickelt. Ein Team von Informatikern arbeitet täglich an der technischen Weiterentwicklung aller GRÜN-Softwarelösungen, die regelmäßig in Standupdates zur Verfügung gestellt werden. Dabei werden sowohl rechtlich konforme Anpassungen, Performance-Optimierungen als auch neue Funktionen und Optimierungen in die komplexen ERP-Lösungen integriert.

Damit unsere Kunden effektiv mit unseren Lösungen arbeiten können, bietet die GRÜN Software AG Möglichkeiten, von den Ergebnissen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu profitieren und so die Produktivität in der eigenen Organisation bzw. im eigenen Unternehmen zu erhöhen. Hierzu bietet die GRÜN Software AG verschiedene Verträge an. Es entstehen zwar zunächst weitere Ausgaben, jedoch ist der Return-on-Investment extrem hoch, wenn die Ergebnisse aus dem eigenen KVP in der Software abgebildet werden und die Mitarbeiter unserer Kunden so schneller und ohne Umwege zum Ziel kommen.

Der Softwarepflege-Vertrag der GRÜN Software AG

Über den optionalen Softwarepflege-Vertrag stellen wir Kunden die Standupdates, also die Weiterentwicklungen der GRÜN-Softwarefamilien, kostenlos zur Verfügung. Informationen zu den Standupdates können in unserem geschlossenen Kunden-Portal GRÜN inside jederzeit eingesehen und verfolgt werden. Hier werden alle Weiterentwicklungen und Bugfixes detailliert aufgelistet. Kunden, die den Software-Pflegevertrag abschließen, können die Updates von unserem Support-Team kostenlos in ihr Software-System einspielen lassen und sind somit immer auf dem aktuellen Software-Stand.

Zudem steht unseren Kunden, die den Softwarepflege-Vertrag unterzeichnen, der kostenlose und direkte Kontakt zu unserem Support-Team bei Fragen rund um das Standardmodell und die lizenzierten Zusatzmodule.

Der VEWA-Projektschicht-Pflegeschein als Ergänzung zum Software-Pflegevertrag

Im Rahmen der 2017 gestarteten Service-Offensive wurde der VEWA-Softwarepflege-Vertrag um einen Projektschicht-Pflegeschein erweitert. Dieser Projektschicht-Pflegeschein deckt den kostenlosen Support der kundenspezifischen VEWA-Einrichtungen und Prozesse ab, die im Rahmen der Software-Einführung individuell für den Kunden entwickelt worden sind.

Über den Projektschicht-Pflegeschein unterstützen wir unsere Kunden aktiv beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Denn neben dem Support der Individualschicht stellen wir allen Kunden unser Experten Know-How monatlich eine Stunde lang kostenlos zur Verfügung. Dabei können wir unsere Kunden in den ersten drei Phasen des KVP unterstützen: Über das Consulting in der Planungsphase, mit unseren Projektteams in der Do-Phase bei der Prozesse-Optimierung oder mit unseren Software-Tester in der Check-Phase.

Der Vorteil für Kunden: Die Pflege des Gesamtsystems im Sinne der Compliance-Anforderungen und eine Kostendeckelung im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Auch steht Kunden neben dem Projektleiter mit Anja Verbaarschot eine neue CRM-Managerin als weitere Ansprechpartnerin zur Verfügung, die als Teamleiterin eines Kundenbetreuungsteams im Customer Relationship-Management aktiv ist.

Der Kontingent-Vertrag

Zusätzlich bieten wir Kunden individuelle Kontingent-Verträge an. Diese Verträge beinhalten beliebig viele Experten-Stunden pro Monat, die für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu einem vergünstigen Stundensatz genutzt werden können. Unsere Experten aus Entwicklung, Einrichtung, Marketing, Support, Outsourcing oder Projektleitung unterstützen unsere Kunden kontinuierlich bei der Optimierung der eigenen Prozesse.

Die Kontingent-Verträge können natürlich jederzeit angepasst werden. Dank der kurzen Laufzeiten können so beispielsweise direkt nach dem Go-Live der Software mehrere Tage gebucht werden, die je nach Anforderungen flexibel angepasst werden können.

Neue GRÜN Customer Plattform

Die GRÜN Software AG wird im Rahmen der Service-Offensive eine neue GRÜN Customer-Plattform bereitstellen. Dort bieten wir Kunden eine Innovationspartnerschaft an, um unter anderem direkt Ideen und Verbesserungsvorschläge einstellen können. Alle eingehenden Vorschläge werden transparent bearbeitet, sodass Rückmeldungen zum Status oder zum Zeitpunkt der Umsetzung jederzeit eingesehen werden können.

Der Launch der neuen GRÜN Customer Plattform, die noch viele weitere Funktionen und Features beinhalten wird, ist für Ende 2018 geplant.